Privacybeleid bij sollicitaties en spontane sollicitaties

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens? 

Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

Wanneer u solliciteert naar een vacature of spontaan uw kandidatuur indient, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken: 

• uw voornaam en achternaam;
• uw adres en contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres; 
• uw cv en motivatiebrief; 
• uw professionele LinkedIn-profiel en andere beroepsmatig relevante, publiek toegankelijke informatie die u zelf met ons deelt of waarnaar u verwijst, of die wij in het kader van uw sollicitatie raadplegen. Wanneer wij dergelijke informatie zelf raadplegen, beperken wij ons tot informatie die relevant is voor de functie en informeren wij u hierover; 
• informatie over uw werkervaring, opleiding, kwalificaties, kennis en vaardigheden; 
• informatie die u verstrekt tijdens gesprekken of andere contacten met Microtron; 
• correspondentie over uw sollicitatie; 
• notities en beoordelingen die tijdens de sollicitatieprocedure worden gemaakt. 

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn om uw kandidatuur te kunnen beoordelen. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit benadrukt eveneens dat alleen gegevens mogen worden verzameld die noodzakelijk zijn voor de selectie van een kandidaat. (Gegevensbeschermingsautoriteit) 

Wij vragen u uitdrukkelijk om geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in uw cv, motivatiebrief of andere sollicitatiedocumenten op te nemen. Het gaat onder meer om gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken, en om genetische gegevens, biometrische gegevens voor unieke identificatie, gezondheidsgegevens en gegevens over seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Microtron verwerkt dergelijke gegevens niet voor rekruteringsdoeleinden, tenzij dit uitzonderlijk noodzakelijk en wettelijk toegestaan is op grond van artikel 9 AVG. In dat geval wordt u vooraf afzonderlijk geïnformeerd over de toepasselijke rechtsgrond, het doel en de waarborgen. 

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens? 

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om: 

• uw sollicitatie of spontane kandidatuur te ontvangen en te beoordelen; 
• na te gaan of uw profiel aansluit bij een bestaande of geschikte functie binnen Microtron; 
• sollicitatiegesprekken en eventuele vervolgstappen te organiseren; 
• met u te communiceren over uw sollicitatie; 
• een mogelijke arbeidsovereenkomst voor te bereiden; 
• u, uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming, te contacteren over toekomstige vacatures. 

Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens? 

Tijdens een lopende sollicitatieprocedure verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om, op uw verzoek, stappen te zetten die mogelijk tot een arbeidsovereenkomst leiden. Deze verwerking is gebaseerd op artikel 6, lid 1, onder b, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

De verwerking van de gegevens die noodzakelijk zijn om uw huidige sollicitatie te behandelen, is daarom niet gebaseerd op uw toestemming. (EUR-Lex) 

Wanneer wij uw gegevens na de afronding van de sollicitatieprocedure willen bewaren om u later te kunnen contacteren over andere vacatures, doen wij dit alleen op basis van uw afzonderlijke en uitdrukkelijke toestemming, overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Overeenkomstig artikel 13 AVG bent u niet wettelijk verplicht persoonsgegevens aan ons te verstrekken, tenzij een specifieke wettelijke verplichting van toepassing is. Bepaalde gegevens zijn echter noodzakelijk om uw kandidatuur te beoordelen, sollicitatiegesprekken te organiseren en met u te communiceren. Wanneer u deze noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kunnen wij uw sollicitatie mogelijk niet behandelen of de sollicitatieprocedure niet voortzetten. 

Bewaring voor toekomstige vacatures 

Gegevens van spontane sollicitanten en niet-geselecteerde kandidaten worden alleen voor toekomstige vacatures bewaard wanneer de kandidaat hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. 

Deze toestemming is volledig vrijwillig. Het niet geven van toestemming heeft geen negatieve gevolgen voor de beoordeling van uw huidige sollicitatie. 

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door een e-mail te sturen naar info@microtron.eu. De intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. (EUR-Lex) 

Hoelang bewaren wij uw sollicitatiegegevens? 

Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende de tijd die nodig is om uw lopende sollicitatie of spontane kandidatuur te beoordelen en af te handelen. 

Wanneer uw sollicitatie niet tot een arbeidsovereenkomst leidt en u geen toestemming heeft gegeven voor bewaring in het kader van toekomstige vacatures, verwijderen wij uw sollicitatiegegevens zo snel mogelijk en uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure of beoordeling definitief is afgerond, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te leven of een rechtsvordering te kunnen instellen, uitoefenen of onderbouwen. 

Wanneer u wel uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor toekomstige vacatures te bewaren, bewaren wij deze gegevens maximaal 12 maanden vanaf de datum waarop u die toestemming heeft gegeven. 

Na deze periode verwijderen wij uw gegevens uit de kandidatenpool, tenzij u vóór het einde van die termijn opnieuw uitdrukkelijk toestemming geeft voor een nieuwe bewaartermijn van maximaal 12 maanden. 

Wanneer u uw toestemming eerder intrekt, verwijderen wij uw gegevens uit het kandidatenbestand voor toekomstige vacatures. 

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens? 

Uw sollicitatiegegevens worden voor rekruteringsdoeleinden gebruikt binnen Microtron in België en Nederland, voor zover dit relevant is voor de vacature of, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, voor toekomstige vacatures. Omdat HR vanuit België wordt gecoördineerd, kunnen medewerkers van Microtron n.v. sollicitaties voor Nederlandse vacatures verwerken. Bij Nederlandse vacatures kunnen ook de betrokken managers van Microtron b.v. uw kandidatuur beoordelen. 

De toegang is beperkt tot: 

• medewerkers die verantwoordelijk zijn voor HR en rekrutering; 
• leden van het management die rechtstreeks betrokken zijn bij de beoordeling van uw kandidatuur of bij de betreffende functie. 

Binnen Microtron worden uw gegevens niet toegankelijk gemaakt voor medewerkers die niet bij de sollicitatieprocedure betrokken zijn en worden zij niet voor andere doeleinden gebruikt. 

Daarnaast werken wij met externe dienstverleners en partners die ons ondersteunen bij rekrutering en jobmarketing, zoals jobboards, sociale-mediaplatformen, recruitment- en marketingpartners, en leveranciers van e-mail-, IT-, hosting-, gegevensopslag- of rekruteringssystemen. Zij kunnen, voor zover noodzakelijk voor hun dienstverlening, persoonsgegevens verwerken of ontvangen. Wanneer zij in onze opdracht verwerken, sluiten wij de vereiste verwerkersafspraken en leggen wij passende beveiligings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen op. Wanneer een platform of partner voor bepaalde verwerkingen zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, is ook het eigen privacybeleid van die partij van toepassing. 

Bron van persoonsgegevens: in de meeste gevallen ontvangen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van u. Daarnaast kunnen wij beroepsmatig relevante gegevens verkrijgen uit publiek toegankelijke professionele bronnen, zoals LinkedIn, of via een externe recruitment- of jobmarketingpartner wanneer u via die partner op een vacature reageert. 

Uw privacyrechten 

U heeft het recht om: 

• te vragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken; 
• een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen; 
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren; 
• uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor geen geldige rechtsgrond meer bestaat; 
• de verwerking van uw gegevens in bepaalde gevallen te laten beperken; 
• uw gegevens in bepaalde gevallen te laten overdragen; 
• uw toestemming voor bewaring voor toekomstige vacatures op elk moment in te trekken. 

U kunt een verzoek indienen via info@microtron.eu. 

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit redelijkerwijs kunnen controleren. Wij behandelen uw verzoek binnen de wettelijke termijn. De AVG voorziet in beginsel in een antwoord binnen één maand. (EUR-Lex) 

Klacht indienen 

Wanneer u van mening bent dat Microtron uw persoonsgegevens niet correct verwerkt, verzoeken wij u om eerst contact met ons op te nemen via info@microtron.eu. Zo kunnen wij uw vraag of klacht onderzoeken en waar mogelijk oplossen. 

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Voor verwerkingen door Microtron n.v. kunt u onder meer terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor verwerkingen door Microtron b.v. kunt u onder meer terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Afhankelijk van uw woonplaats, werkplaats of de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden, kunt u ook een klacht indienen bij een andere bevoegde Europese toezichthouder. 

Geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering 

Microtron gebruikt bij sollicitaties geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering. 

Uw sollicitatie wordt niet uitsluitend door een computerprogramma, algoritme of artificiële intelligentie beoordeeld. Beslissingen over uw kandidatuur worden genomen door medewerkers van HR en de betrokken leden van het management.