Politique de confidentialité relative aux candidatures et candidatures spontanées

Qui est responsable de vos données à caractère personnel ?

Microtron n.v., dont le siège social est situé Generaal De Wittelaan 7, 2800 Malines, Belgique, coordonne les activités RH et de recrutement de Microtron. Pour les postes vacants en Belgique, Microtron n.v. est le responsable du traitement. Pour les postes vacants aux Pays-Bas, Microtron b.v., dont le siège social est situé High Tech Campus 5, 5656 AE Eindhoven, Pays-Bas, est le responsable du traitement, Microtron n.v. apportant son soutien au traitement RH. Lorsque les deux sociétés déterminent conjointement les finalités et les moyens d’un traitement, par exemple dans le cadre d’un vivier commun de candidats pour de futurs postes vacants en Belgique et aux Pays-Bas, elles agissent en qualité de responsables conjoints du traitement.

Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : info@microtron.eu

La présente déclaration de confidentialité contient les informations que nous devons fournir aux candidats conformément à l’article 13 du RGPD. Lorsque nous n’obtenons pas vos données à caractère personnel directement auprès de vous, par exemple lorsque nous consultons votre profil LinkedIn professionnel dans le cadre d’une candidature, nous vous informons également, conformément à l’article 14 du RGPD, de la source et du traitement de ces données.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Lorsque vous postulez à un poste vacant ou soumettez une candidature spontanée, nous pouvons notamment traiter les données à caractère personnel suivantes :

vos prénom et nom ;
votre adresse et vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail ;
votre CV et votre lettre de motivation ;
votre profil LinkedIn professionnel ainsi que d’autres informations accessibles au public et pertinentes sur le plan professionnel que vous nous communiquez, auxquelles vous faites référence ou que nous consultons dans le cadre de votre candidature. Lorsque nous consultons nous-mêmes de telles informations, nous nous limitons à celles qui sont pertinentes pour le poste et nous vous en informons ;
des informations sur votre expérience professionnelle, votre formation, vos qualifications, vos connaissances et vos compétences ;
les informations que vous fournissez lors d’entretiens ou d’autres contacts avec Microtron ;
la correspondance relative à votre candidature ;
les notes et évaluations établies au cours de la procédure de recrutement.

Nous traitons uniquement les données à caractère personnel pertinentes et nécessaires à l’évaluation de votre candidature. L’Autorité belge de protection des données souligne également que seules les données nécessaires à la sélection d’un candidat peuvent être collectées. (Autorité de protection des données)

Nous vous demandons expressément de ne pas inclure de catégories particulières de données à caractère personnel dans votre CV, votre lettre de motivation ou d’autres documents de candidature. Il s’agit notamment des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne de manière unique, des données concernant la santé et des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. Microtron ne traite pas ces données à des fins de recrutement, sauf si cela s’avère exceptionnellement nécessaire et légalement autorisé en vertu de l’article 9 du RGPD. Dans ce cas, vous serez préalablement informé séparément de la base juridique applicable, de la finalité et des garanties.

À quelles fins utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel afin de :

recevoir et évaluer votre candidature ou candidature spontanée ;
vérifier si votre profil correspond à un poste existant ou approprié au sein de Microtron ;
organiser des entretiens d’embauche et les éventuelles étapes ultérieures ;
communiquer avec vous au sujet de votre candidature ;
préparer un éventuel contrat de travail ;
vous contacter au sujet de futurs postes vacants, uniquement avec votre consentement explicite.

Sur quelle base juridique traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Pendant une procédure de recrutement en cours, nous traitons vos données à caractère personnel parce que cela est nécessaire afin de prendre, à votre demande, des mesures susceptibles d’aboutir à la conclusion d’un contrat de travail. Ce traitement est fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point b), du règlement général sur la protection des données.

Le traitement des données nécessaires à la gestion de votre candidature actuelle n’est donc pas fondé sur votre consentement. (EUR-Lex)

Si nous souhaitons conserver vos données après la clôture de la procédure de recrutement afin de pouvoir vous contacter ultérieurement au sujet d’autres postes vacants, nous ne le ferons que sur la base de votre consentement distinct et explicite, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), du règlement général sur la protection des données.

Conformément à l’article 13 du RGPD, vous n’êtes pas légalement tenu de nous fournir des données à caractère personnel, sauf si une obligation légale spécifique s’applique. Certaines données sont toutefois nécessaires pour évaluer votre candidature, organiser des entretiens d’embauche et communiquer avec vous. Si vous ne fournissez pas ces données nécessaires, il se peut que nous ne puissions pas traiter votre candidature ou poursuivre la procédure de recrutement.

Conservation en vue de futurs postes vacants

Les données des candidats spontanés et des candidats non retenus ne sont conservées en vue de futurs postes vacants que si le candidat y a explicitement consenti.

Ce consentement est entièrement volontaire. L’absence de consentement n’a aucune incidence négative sur l’évaluation de votre candidature actuelle.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en envoyant un e-mail à info@microtron.eu. Ce retrait ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant celui-ci. (EUR-Lex)

Combien de temps conservons-nous les données relatives à votre candidature ?

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant la durée nécessaire à l’évaluation et au traitement de votre candidature en cours ou de votre candidature spontanée.

Si votre candidature n’aboutit pas à un contrat de travail et que vous n’avez pas consenti à sa conservation en vue de futurs postes vacants, nous supprimerons les données relatives à votre candidature dans les meilleurs délais et au plus tard quatre semaines après la clôture définitive de la procédure de recrutement ou de l’évaluation, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour constater, exercer ou étayer un droit en justice.

Si vous avez explicitement consenti à ce que vos données soient conservées en vue de futurs postes vacants, nous les conserverons pendant une durée maximale de 12 mois à compter de la date à laquelle vous avez donné ce consentement.

À l’issue de cette période, nous supprimerons vos données du vivier de candidats, sauf si, avant l’expiration de ce délai, vous donnez à nouveau votre consentement explicite à une nouvelle période de conservation de 12 mois au maximum.

Si vous retirez votre consentement plus tôt, nous supprimerons vos données du fichier de candidats destiné aux futurs postes vacants.

Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Les données relatives à votre candidature sont utilisées à des fins de recrutement au sein de Microtron en Belgique et aux Pays-Bas, dans la mesure où elles sont pertinentes pour le poste vacant ou, si vous y avez consenti, pour de futurs postes vacants. Les RH étant coordonnées depuis la Belgique, les collaborateurs de Microtron n.v. peuvent traiter les candidatures à des postes vacants aux Pays-Bas. Pour les postes vacants aux Pays-Bas, les responsables concernés de Microtron b.v. peuvent également évaluer votre candidature.

L’accès est limité aux personnes suivantes :

les collaborateurs responsables des RH et du recrutement ;
les membres de la direction directement impliqués dans l’évaluation de votre candidature ou dans le poste concerné.

Au sein de Microtron, vos données ne sont pas accessibles aux collaborateurs qui ne sont pas impliqués dans la procédure de recrutement et ne sont pas utilisées à d’autres fins.

Nous collaborons également avec des prestataires de services et des partenaires externes qui nous assistent dans le recrutement et la promotion des offres d’emploi, tels que des sites d’emploi, des plateformes de médias sociaux, des partenaires de recrutement et de marketing, ainsi que des fournisseurs de services de messagerie électronique, d’informatique, d’hébergement, de stockage de données ou de systèmes de recrutement. Dans la mesure nécessaire à leurs services, ils peuvent traiter ou recevoir des données à caractère personnel. Lorsqu’ils traitent des données pour notre compte, nous concluons les accords de sous-traitance requis et leur imposons des obligations appropriées en matière de sécurité et de confidentialité. Lorsqu’une plateforme ou un partenaire agit lui-même en qualité de responsable du traitement pour certaines opérations, la propre politique de confidentialité de cette partie s’applique également.

Source des données à caractère personnel : dans la plupart des cas, nous recevons vos données à caractère personnel directement de votre part. Nous pouvons également obtenir des données pertinentes sur le plan professionnel auprès de sources professionnelles accessibles au public, telles que LinkedIn, ou par l’intermédiaire d’un partenaire externe de recrutement ou de promotion des offres d’emploi lorsque vous postulez à une offre par l’intermédiaire de ce partenaire.

Vos droits en matière de protection des données

Vous avez le droit de :

demander quelles données à caractère personnel nous traitons à votre sujet ;
recevoir une copie de vos données à caractère personnel ;
faire rectifier les données inexactes ou incomplètes ;
faire supprimer vos données à caractère personnel lorsqu’il n’existe plus de base juridique valable pour leur traitement ;
faire limiter le traitement de vos données dans certains cas ;
faire transférer vos données dans certains cas ;
retirer à tout moment votre consentement à la conservation de vos données en vue de futurs postes vacants.

Vous pouvez introduire une demande à l’adresse info@microtron.eu.

Afin d’éviter que des données à caractère personnel ne soient communiquées à la mauvaise personne, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires nous permettant de vérifier raisonnablement votre identité. Nous traiterons votre demande dans le délai légal. Le RGPD prévoit en principe une réponse dans un délai d’un mois. (EUR-Lex)

Introduire une réclamation

Si vous estimez que Microtron ne traite pas correctement vos données à caractère personnel, nous vous invitons à nous contacter d’abord à l’adresse info@microtron.eu. Nous pourrons ainsi examiner votre question ou votre réclamation et, dans la mesure du possible, y apporter une solution.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente. Pour les traitements effectués par Microtron n.v., vous pouvez notamment vous adresser à l’Autorité belge de protection des données. Pour les traitements effectués par Microtron b.v., vous pouvez notamment vous adresser à l’Autoriteit Persoonsgegevens aux Pays-Bas. En fonction de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation présumée a eu lieu, vous pouvez également introduire une réclamation auprès d’une autre autorité de contrôle européenne compétente.

Absence de prise de décision automatisée ou de profilage

Microtron ne recourt pas à la prise de décision automatisée ni au profilage dans le cadre des candidatures.

Votre candidature n’est pas évaluée exclusivement par un programme informatique, un algorithme ou une intelligence artificielle. Les décisions relatives à votre candidature sont prises par les collaborateurs RH et les membres concernés de la direction.